あるあるある 小さな要カイゼン箇所

社内生産性を上げるべく

業務の棚卸しをしました。

 

 

どこか

ムダに時間がかかっていないか?

ムダにコストがかかっていないか?

チェック。

 

 

商品の受発注

伝票発行、配達、請求書発行、

入金処理、支払い処理

 

などなど

一連の流れを社内担当者に

聞き込みしました。

 

 

あるあるある

小さな要カイゼン箇所が

 

 

まずは

請求書発行業務からカイゼン

に取り組むことにしました。

 

この業務は

何度もカイゼンしてきた業務でした。

 

すでに取り組んだカイゼンを

いくつかご紹介します。

 

◆すでに取り組んだカイゼン

①手織りから紙折りき使用へ

 

請求書、コピーカウンター明細書、ちらし

などを封筒に入れるのに

手織りしてました。

 

 

織り機(約4万円)を導入したおかげで

2人で8時間かかっていたのが

2人で5時間くらいに短縮できました。

 

ちなみに

2人がそれぞれ3時間残業をしていたとしたら

(パートと正社員二人分で2,242円/時給)

 

月に6,726円の残業代が

発生していたことになります。

 

それが、

織り機導入後はなくなるので

6,726円✕6ヶ月=40,356円で

6ヶ月で織り機の代金を

ペイできることになります。

 

何よりも

大量の紙の手織りという

疲労とストレスの

減少が大きな成果だと思います。

 

 

②専用機発行からコピー機発行へ

次に

請求書を専用の伝票から

コピー用紙に切り替えたことで、

14万3千円のコスト削減ができました。

 

たまたま

古くなった伝票発行機を

買い換えなければいけない状況になり、

購入(約13万円)すべきかどうか迷ったときに

 

コピー機でできないかやってみたところ

弥生販売ソフトの中に

用紙を選択できるようになっていて

コピー用紙でできることがわかりました。

 

 

「なーんだ、できるんだ」

ってことで

以外に簡単に切り替えることができたのです。

 

また専用の請求書は

1万セットで7万1千円。

だいたい1年間で消費していました。

 

A4のコピー用紙1万枚は

7,900円ですから

差し引き63,100円のコスト減。

 

 

それからプリントアウトするのに

カウンター料金はモノクロ1枚5円として

1万枚で50,000円。

 

63,100円ー50,000円=13,100円

 

専用機13万円と

用紙変更の差額13,100円で

143,100円のコスト削減ができました。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

細かいことのようですが

中小零細企業には必須です。

 

 

この細かいムダな作業の積み重ねが

残業のもとになり

ムダなお金の発生の

もとになっているのです。

 

 

しかも誰も気づかないまま

何年も繰り返されていくのです。

 

 

お客様が増えれば作業も増え、

時間もかかるわけです。

 

残業も増え

ストレスも増えてくるのです。

 

そして

人手不足だ、人手不足だ

と言うようになってくるのです。

 

 

◆これから取り組む予定のカイゼン

①請求書のメール配信

紙での請求書発行を

メールでの配信にしたいと思っています。

 

担当者と打ち合わせをして

お客様の了解を得て

2020年1月

 

まずは10社様から

テスト配信したいと思います。

 

 

開始できたら

また詳細をご報告します。