1時間35分で書類整理終了

1時間35分で書類整理終了

 

いしかわ文明堂社員のOさん

彼の机の上はいつも

書類が山積み状態です。

 

 

 

 

 

 

 

 

そろそろ声掛けかな

と思ったところで

3S(整理・整頓・清掃)指導に入りました。

 

 

土曜出勤で

営業の予定がない時間帯に

整理することになりました。

 

 

空のファイルボックスを4つ用意しました。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

通常、

書類以外の物の場合

私は、「要るモノ」「要らないモノ」「保留」

に分けて整理しますが、

 

 

書類の場合は

それでは仕分けしずらいので

「仕掛中」、「短期(3ヶ月以内)」、「長期3ヶ月〜1年」

などに仕分けします。

分類できないが、捨てられないものは

「保留」にしておきます。

 

 

大事なことは

その人が仕分けしやすい

分類方法で仕分けすることです。

 

書類の整理をしながら

頭の整理をすることが大事なので

 

 

自分の頭で整理しやすい分類方法を

とることで

 

終わった仕事のデータ保管ができ

 

仕掛中がどこまでできているか確認でき

 

短期や長期の取り組みも

忘れることがないよう対処できるようになるのです。

 

ということで

Oさんは、

「進行中」「短期(3ヶ月以内)」「長期(3ヶ月以上1年」「保留」

に分類することにしました。それ以外はシュッレター処分。

 

 

何を整理するときでもそうですが、

細かく整頓しながらやろうとすると

途中で疲れて嫌になります。

 

取り組み始めは

なるべく

ざっくりした分類にし

 

さっさと作業できて、

途中で中断しても

次に作業するとき、

取り掛かりやすい状態にしておけるような

作業の仕方がいいと思います。

 

 

さてOさん

整理開始から50分

「肩が凝ってきました。」

と、10分休憩

 

 

「頭も凝ってきました」

と、座っての作業になりました。

 

 

ざっくり分類した書類が入っている

個別フォルダーの中をさらに

「進行中」「短期」「長期」「保留」「処分」

に分類できないか見ていきます。

 

 

出る出る出る

シュレッターにかける書類が・・・

 

 

そして

1時間35分

机の上には「進行中」の

ファイルボックス2個だけになりました。

 

 

 

 

 

 

 

「保留」ボックスの中に入っていた書類はなくなり

「短期」と「長期」のファイルボックスは

常時見るわけではないので

机上に置かず、棚に置くことにしました。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Oさん感想は

「定期的に取り組みます」

でした。(ほんとか?)

 

 

でも

Oさん、

着実に書類整理の時間が早くなっています。

判断力と集中力が

上がってきたんだと思います。

 

 

1ヶ月後の彼の机の上が

どうなっているかわかりませんが

仮に今回と同じ分量だとしたら

30分くらいで片付くんじゃないかと思います。

楽しみ、楽しみ・・・・・・

 

 

 

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